Admisiones - Guía plantillas correo

📧✨ Guía para configurar y enviar plantillas de correo en Outlook

¿Quieres agilizar tu seguimiento a aspirantes? Con las plantillas de correo en Outlook podrás enviar correos más rápido y de forma organizada, manteniendo siempre el tono institucional de Areandina.

Aquí te explicamos paso a paso cómo configurarlas y usarlas correctamente:

🛠 1️⃣ Accede a las plantillas oficiales

• Ingresa a la carpeta compartida en SharePoint, donde encontrarás las plantillas oficiales para pregrado, posgrado, homologación, etc.

• Enlace:
  👉 Plantillas de correo 2023 – Pregrado

✏️ 2️⃣ Copia la plantilla

• Da clic sobre la plantilla que deseas configurar.

• Se abrirá en formato web.

• Selecciona todo el texto y copia.

📬 3️⃣ Crea una nueva firma en Outlook

1. Abre Outlook y haz clic en Nuevo correo electrónico.

2. En la barra de herramientas, haz clic en Firma y selecciona Firmas....

3. En la ventana que se abre, da clic en Nueva y escribe un nombre identificativo para tu plantilla (por ejemplo: Admitidos Pregrado).

4. En el campo Editar firma, pega la plantilla que copiaste.

5. Verifica que los campos finales estén configurados en “ninguno” para que la plantilla no se inserte por defecto en todos los correos.

6. Haz clic en Aceptar.

📌 4️⃣ Usa la plantilla para enviar correos

• Cada vez que envíes un nuevo correo:

  • Haz clic en Firma.

  • Selecciona la plantilla configurada que deseas usar.

• Ajusta el contenido o personaliza el saludo si lo necesitas.

📤 5️⃣ Envía correos masivos de forma correcta

• Siempre utiliza el campo CCO (copia oculta) para incluir los correos de los aspirantes.
  Así evitarás que los destinatarios vean las direcciones de otros.

• Ordena tus envíos, por ejemplo:

  • Primero a admitidos.

  • Luego a aspirantes con documentos pendientes.

  • Después a quienes rechazaron documentos en FDI.

  • Finalmente, a quienes están pendientes de tomar decisión tras la llamada.

🌟 Tip final

El éxito de las matrículas no depende solo del correo:
✅ Es clave dar información completa en cada llamada.
✅ Hacer seguimiento constante a los aspirantes.

💡 ¡Ahora ya sabes cómo configurar tus plantillas y hacer más ágil tu gestión!
Si tienes dudas, consulta el instructivo completo o pregunta a tu líder de equipo.