Admisiones - HubSpot: Cambio de periodo

📅 Proceso de cambio de periodo: paso a paso

El cambio de periodo es el proceso mediante el cual un aspirante puede trasladar su inscripción de un semestre académico a otro (aplica solo para un semestre).
Este proceso es clave para aspirantes que, por diferentes motivos, no iniciaron en el periodo original, pero desean continuar su proceso de admisión.

✅ 1️⃣ Validación previa en Banner

Antes de solicitar el cambio, debes:
🔹 Ingresar a Banner – SAAADMS para consultar:

• ID del aspirante

• Periodo actual

• Estado de admisión (el cambio solo aplica para aspirantes admitidos).

🔹 Verificar los documentos cargados:

• Revisar que cartas de compromiso, certificado de EPS y actas de homologación estén actualizados (vigencia del certificado de EPS mayor a un mes).

• Si el acta de homologación SENA está desactualizada, solicitarla nuevamente.

📌 Importante:

• Este proceso solo aplica para aspirantes tipo Regular o SENA.

• Para aspirantes tipo TE (Transferencia Externa) o TXE (Transferencia Extensión) se requiere pasar nuevamente por ticket para actualización del acta de homologación.

📝 2️⃣ Crear ticket en HubSpot

Después de validar la información en Banner:
🔹 Ingresa a HubSpot y crea un ticket siguiendo estos pasos:

• Usa el título exacto que aparece en la matriz de tickets para “Cambio de periodo”.

• Busca el tipo de aspirante que corresponda (Regular, SENA, TE o TXE) y selecciona correctamente en la tipificación.

• Adjunta los documentos actualizados si aplica (EPS, cartas, acta de homologación, etc.).

✅ 3️⃣ Proceso en Banner (área encargada):
Una vez creado el ticket:

• El área responsable (Admisiones o Tecnología Banner) realizará el cambio del periodo académico en Banner.

• Validará que todo quede actualizado en la solicitud del aspirante.

📌 Resumen rápido:
✔ Verifica ID y estado en Banner (solo admitidos).
✔ Valida documentos actualizados.
✔ Crea el ticket en HS usando el título de la matriz, según tipo de aspirante.
✔ Adjunta los documentos necesarios.