Admisiones - HubSpot: Creación de tickets, plantillas y cierre

📝 Guía completa: Creación y cierre de tickets en HubSpot

Esta guía te explica de forma sencilla cómo crear correctamente un ticket en HubSpot y qué tener en cuenta para cerrarlo, garantizando trazabilidad, orden y una buena atención al aspirante.

✅ Creación del ticket: paso a paso

1️⃣ Ingresa al negocio del aspirante en HubSpot.
2️⃣ Desplázate a la parte inferior derecha y haz clic en "Tickets".
3️⃣ Crea un nuevo ticket. Al sistema le puedes dejar en “Nombre del ticket” un punto (.) o cualquier texto, porque luego se asignará automáticamente el nombre correcto.
4️⃣ Deja el estado del ticket como Activo.
5️⃣ En el campo Descripción, copia y pega la plantilla diligenciada completa, clara y redactada de manera cortés, explicando detalladamente la solicitud del aspirante. 

PLANTILLA CASOS:

1. Nombre aspirante:

2. Número Documento:

3. ID Banner:

4. Código + nombre de programa BANNER:

5. Tipo de aspirante:

6. Programa Académico – Ciudad – Modalidad:

7. Teléfono de aspirante:

8. Correo electrónico personal:

9. Descripción de la solicitud:

6️⃣ En Tipo de solución, selecciona siempre Derivación.
7️⃣ En Módulo, elige Admisiones.

• Al hacerlo, se desplegará el campo para Detalle y Título del caso: elige el que corresponda según la matriz oficial de tickets de HS (por ejemplo: cambio de periodo, reintegro, transferencia, etc.).
  8️⃣ Completa correctamente:

• Modalidad

• Sede de destino
  📌 Es muy importante que estos datos coincidan con los del negocio, para que el ticket se procese correctamente y no se quede atascado.
  9️⃣ En Motivo de petición, elige siempre “Petición”.
  🔟 En Canal, selecciona según la atención:

• Telefónico

• Chat

• Si vienes de redes sociales, marca esa opción.

✏️ Tips importantes al crear el ticket:

✔ Adjunta siempre los documentos de soporte necesarios.
✔ Deja notas claras en el ticket si esperas que sea revisado por otras áreas o si te devuelven el caso.
✔ Si te devuelven el ticket, aparecerá en el campo Área de derivación de admisiones como ADM_Asesor Origen Admisiones. Desde allí, puedes volver a derivarlo o actualizar la información.
✔ Puedes consultar en qué áreas ha estado el ticket para hacer seguimiento.

✅ Cierre de tickets: recomendaciones clave

🔹 Solo debes cerrar el ticket cuando esté en tu bandeja, en el área: Asesor de origen_ Admisiones.
🔹 Antes de cerrar, confirma en los sistemas (Banner, FDI, CRM) que el proceso se resolvió completamente.
🔹 En el campo Resolución del ticket, redacta cuidadosamente usando la plantilla de cierre correspondiente, ya que este mensaje llega directamente al correo del aspirante.

📌 Plantillas de cierre sugeridas:

• 📨 Querido Areandino, te confirmamos que ya tienes respuesta a tu ticket: xxx. Revisa los correos enviados para tu proceso de admisión.
  Cualquier duda puedes contactarnos por el chat de NINA, WhatsApp, líneas en Bogotá al 744 91 91 o línea nacional 018000 180099.

• 📨 Querido Areandino, te confirmamos que se ha escalado tu ticket: xxx. Sigue tu proceso con este número de radicado.
  Cualquier duda puedes contactarnos…

• 📨 Querido Areandino, te confirmamos que tu solicitud ha sido anulada. Te recomendamos validar por los diferentes canales de contacto.
  Cualquier duda puedes contactarnos…

✅ Paso a paso para cerrar:

1️⃣ Redacta la plantilla en el campo Resolución.
2️⃣ En la tarjeta Tipo de resolución, selecciona Caso Resuelto.
3️⃣ Si necesitas, puedes adjuntar documentos de soporte.
4️⃣ Guarda los cambios: el ticket quedará cerrado y el aspirante recibirá el correo de cierre.

✨ Recuerda: Un ticket bien creado y cerrado garantiza trazabilidad, agiliza el proceso para el aspirante y mejora la calidad del servicio.
¡Lo hiciste muy bien! 🚀🙌