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Admisiones - HubSpot: Notas y plantillas de notas

📝 Notas en HS CRM: importancia, pasos y plantillas para hacerlo correctamente

✨ Recuerda: Las notas en el negocio del aspirante en HubSpot son obligatorias y deben registrarse en cada interacción.
Esto permite que tengamos una traza 360° del proceso de admisión, y cualquier miembro del equipo pueda retomar el caso con toda la información clara y actualizada.

✅ ¿Qué debe incluir cada nota?

🔹 a. Registro de preinscripción (pregrado o posgrado):

  • Adjunta la Orden de Inscripción (OI) del aspirante (cuando aplique).

  • En casos SENA, adjunta también el acta de homologación SENA.

🔹 b. Inscripción en FDI:

  • Registra el Track ID para poder hacer seguimiento.

🔹 c. Al generar seguimiento y firmar en usuario de preadmisión:

  • Diligencia el ID Banner del aspirante en las notas.

🔹 d. Fecha de compromiso:

  • Deja anotada la fecha pactada con el aspirante para la próxima gestión.

🔹 e. Hitos o diferenciales mencionados al aspirante:

  • Por ejemplo: doble titulación, acreditación en alta calidad, ciclos propedéuticos, horarios flexibles, etc.

🔹 f. Redacción y ortografía:

  • Usa frases completas, claras y correctas.

  • Evita abreviaturas que no todos entienden o notas muy cortas que no expliquen el contexto.

✏️ Plantillas de notas sugeridas

📞 Ejemplo para llamada inicial:

Se contacta aspirante, se brinda información sobre plan de estudios, beneficios y proceso de homologación. Se acuerda fecha para cargar documentos: 20/07. Track ID: XXXXXX. ID Banner: XXXXXX.

💻 Ejemplo para chat o WhatsApp:

Aspirante manifestó interés en ciclo propedéutico y doble titulación. Compromiso: enviar documentos el 22/07. Se compartió link de homologaciones y asesoría personalizada.

📌 Ejemplo en casos SENA:

Se registró acta de homologación SENA y OI. Aspirante interesado en homologar asignaturas. Fecha de seguimiento: 18/07.

💡 Ejemplo para hitos o diferenciales:

Se informó sobre acreditación en alta calidad, modalidad virtual flexible y prácticas desde 4º semestre.

✅ Ejemplo completo y correcto:

Se realizó llamada; aspirante interesado en profesional en Administración. Explicado beneficio de doble titulación y ciclos propedéuticos. Track ID: XXXXXX, ID Banner: XXXXXX. Compromiso: cargar documentos el 20/07. Se adjunta OI.

❌ Ejemplo incorrecto:

Llame, dijo q mandaba docs.

📌 Tip final: Antes de guardar la nota, revisa que sea clara, bien redactada y que incluya todos los datos claves: qué se hizo, qué se dijo, compromisos, números de referencia (Track ID, ID Banner) y documentos adjuntos.

✨ Una buena nota garantiza que el siguiente asesor, coordinador o área pueda continuar el proceso sin pérdida de información, mejorando la experiencia del aspirante.