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Admisiones - HubSpot: Política de firmas

🖋️ Política de Firmas en HubSpot y FDI – Pregrado, Posgrado y Redes Sociales

Las firmas en los campos USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA y USUARIO DE PRE-ADMISIÓN son parte fundamental del control y trazabilidad de las inscripciones.
Su correcta aplicación garantiza transparencia y calidad en todo el proceso comercial y de admisión.

✅ Política de Firmas – Pregrado y Posgrado

1️⃣ Si se genera inscripción durante la llamada, aplica la firma en el campo USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA para quien realiza el proceso.

2️⃣ Si el registro solo tiene firma en USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA y tras 48 horas hábiles no hay firma en USUARIO DE PRE-ADMISIÓN, el experto que generó un seguimiento efectivo posterior a esas 48 horas puede firmar en USUARIO DE PRE-ADMISIÓN.

3️⃣ Si durante la llamada se genera la inscripción y el cargue de todos los documentos necesarios para la admisión, se puede firmar en ambos campos:

  • USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA

  • USUARIO DE PRE-ADMISIÓN

4️⃣ Solo es válido firmar cuando se cargan todos los documentos de admisión; no basta con subir 1 o 2 documentos. La universidad verifica esto mediante archivos de gestión.

5️⃣ Se considera falta grave y alteración de registro si se evidencia que solo se cargó un documento repetido.

6️⃣ Para aspirantes Transferencia Externa (TE) aplica la firma en USUARIO DE PRE-ADMISIÓN siempre y cuando estén cargados todos los documentos excepto el contenido programático y la sabana de notas (que pueden tardar más de 10 días en obtenerse).

7️⃣ En caso de cambio de programa, la firma aplica al experto que realizó el cambio.

8️⃣ En caso de cambio de periodo, la firma aplica a quien hizo el cambio; debe estar respaldada por el respectivo ticket que evidencia el proceso.

9️⃣ Si hay cambio de tipo de aspirante (por ejemplo, estaba inscrito como TE y realmente es SENA o primer ingreso), la firma correcta es de quien inscribe bien.

🔟 Las inscripciones deben hacerse en llamada. No está permitido tomar datos para subir inscripciones fuera del turno; esto protege la calidad del proceso.

✅ Se respetarán los cambios de Aval.

📌 Aclaratorio: Para personas que estén de vacaciones o en incapacidad superior a 3 días, se respetarán sus firmas para no afectar la gestión.

⚠ Falta grave: Cambiar la firma sin validación y auditoría de supervisores es causal de proceso disciplinario por alteración de información.

🌐 Política de Firmas – Redes Sociales

🔹 Las inscripciones generadas desde redes sociales deben compartirse al experto que brindó la información del programa para la cohorte vigente.

  • Se debe documentar en nota de HubSpot la fecha, hora y a quién se compartió.

  • El experto tiene 24 horas hábiles para cargar el registro y firmar en USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA.

🔹 Si en la misma interacción se carga la inscripción y todos los documentos de admisión, se podrá firmar en ambos campos:

  • USUARIO DE PRE-INSCRIPCIÓN CASA

  • USUARIO DE PRE-ADMISIÓN

🔹 Pasadas las primeras 24 horas para cargar la inscripción, hay 24 horas adicionales para cargar los documentos.

  • Si no se cumple este plazo, otro experto que haga seguimiento efectivo (cargue de documentos, ticket, legalizaciones, etc.) podrá firmar.

🔹 Para aspirantes TE, aplica la firma en USUARIO DE PRE-ADMISIÓN siempre que estén cargados todos los documentos, menos contenido programático y sabana de notas.

✏️ Documentación obligatoria en nota de HubSpot:

  • RESUMEN DE OFERTA BRINDADA

  • TRACK ID

  • CHAT ID (si aplica)

  • PROGRAMA DE INSCRIPCIÓN

  • FECHA DE CARGUE DE DOCUMENTOS

  • MÉTODO DE PAGO

  • COHORTE DE INSCRIPCIÓN

📝 Cuando NO se realiza inscripción:

  • Documenta con nota completa en HubSpot, explicando la novedad o incidencia (ejemplo: pendiente subir inscripción por fallo en FDI).

🔁 Retoma de aspirantes previos:

  • Si un aspirante retoma proceso y dice que FDI no le deja continuar (ejemplo: “no me deja pasar del ICFES”), la inscripción debe compartirse al compañero que dio la información inicialmente.

⚠ Falta grave: Subir solo un documento repetido para simular que se cargaron todos.

📌 Aclaratorio: En vacaciones o incapacidad superior a 3 días se respetan firmas; comparte siempre con copia al correo del supervisor.

⚠ Falta grave: Asumir y cambiar firmas sin validación y auditoría; esto conlleva proceso disciplinario.

✨ Conclusión:
El correcto uso de las firmas y documentación en HubSpot y FDI asegura transparencia, calidad y seguimiento efectivo del proceso de admisión, protegiendo al equipo y ofreciendo mejor experiencia al aspirante.