Admisiones - HubSpot: Proceso de quejas, reclamos y derechos de petición.

🛠️ Proceso de Quejas, Reclamos y Derechos de Petición – Admisiones

Cualquier aspirante que manifieste querer presentar una queja, reclamo o derecho de petición debe ser atendido de inmediato por el experto, sin importar el canal por el que llegue (redes sociales, atención presencial, CSU o telefónico).

✅ Tipos y ejemplos para identificar correctamente:

🔹 Queja: Va dirigida a una persona.
Ejemplo:

“Un asesor de sede llamado Nicky Jam me indicó que ya no había inscripciones abiertas y quedé por fuera del semestre.”

🔹 Reclamo: Va dirigido a un proceso.
Ejemplo:

“El link de PSE nunca me funcionó, no pude pagar mi matrícula y perdí la beca por pronto pago.”

🔹 Derecho de petición: Cuando el aspirante menciona expresamente “Derecho de Petición” o cita el Artículo 23 de la Constitución.
Ejemplo:

“Quiero colocar un derecho de petición citando el artículo 23 de la Constitución para recibir una respuesta sobre una afectación en mi proceso de admisión.”

📝 Proceso en HubSpot paso a paso:

1️⃣ Crear un ticket en HubSpot:

• Usa el título correspondiente que aparece en la matriz oficial de derivación de Admisiones, según el caso.

• En el campo Motivo selecciona: Queja, Reclamo o Derecho de Petición, según corresponda.

2️⃣ Descripción del ticket:

• Detalla claramente lo que el aspirante expresa en su queja, reclamo o derecho de petición.

• Puede ser de dos maneras:

  • Verbal: El aspirante dicta o explica lo que quiere radicar; el experto lo escribe textualmente en la descripción.

  • Escrita: El aspirante entrega un documento que debe ser adjuntado al ticket.

3️⃣ Nuevo título para casos especiales:
Cuando la situación del aspirante no encaje en los títulos ya existentes en la matriz, utiliza:

• Detalle: ADM_actividades académicas

• Título: ADM_Quejas referentes a procesos administrativos

📌 Importante:
✔ Documenta siempre con claridad, detalle y buena redacción para que el área responsable entienda fácilmente la solicitud.
✔ No importa por qué canal llegue la solicitud: siempre debes registrarla siguiendo este proceso.
✔ Adjunta cualquier evidencia o documento que entregue el aspirante.

✨ Conclusión:
Este proceso asegura que las inquietudes, inconformidades o solicitudes formales de los aspirantes sean atendidas de manera correcta, documentada y transparente, garantizando el derecho de recibir una respuesta oportuna.